Zeiterfassung Software: Arbeitszeiten, Spesen & Fakturierung effizient mit iReport

Arbeitszeiten effizient erfassen – so funktioniert iReport im Alltag

Die Erfassung von Arbeitszeiten gehört zu den grundlegenden administrativen Aufgaben in jedem Unternehmen. Gleichzeitig ist sie oft aufwändig, fehleranfällig und für Mitarbeitende wie auch Verantwortliche eine Belastung. iReport wurde genau dafür entwickelt: einfach, schnell und zuverlässig Zeiten erfassen – und zwar ohne komplizierte Prozesse oder unnötige Klicks.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie die Zeiterfassung in iReport funktioniert, welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen und wie Sie iReport im Arbeitsalltag effizient nutzen können.

Einfache Zeiterfassung – wie sie sein sollte

iReport verfolgt einen klaren Ansatz: Zeiten müssen so schnell wie möglich erfasst werden können, ohne dass die Nutzer sich durch tiefe Menüs klicken müssen.
Darum funktioniert die Zeiterfassung in iReport intuitiv in drei Schritten:

Datum wählen (manuell oder im Kalender)
Arbeitszeit oder Projektzeit eintragen
Speichern – fertig

Damit ist die tägliche Erfassung innert weniger Sekunden erledigt.

Zwei Möglichkeiten der Zeiterfassung: flexibel und alltagstauglich

1. Direkte Erfassung von Arbeitszeiten

Perfekt für alle, die hauptsächlich fixe Arbeitszeiten haben oder tägliche Stundenblöcke erfassen.

Start- und Endzeit oder Stunden total eingeben
Optionale Bemerkung hinzufügen
Mehrere Einträge pro Tag möglich (z. B. Vormittag / Nachmittag)

Diese Form eignet sich besonders für Mitarbeitende ohne projektbezogene Tätigkeiten.

2. Projektbezogene Zeiterfassung

Für Unternehmen, die Leistungen pro Kunde oder Projekt erfassen.

Projekt auswählen
Leistungsart auswählen (z. B. Beratung, Projektleitung, Hauswartung)
Zeitangabe erfassen
Optionale Bemerkung hinzufügen (für die späteren Rechnungen sehr hilfreich)

Mit dieser Funktion lassen sich fakturierbare Stunden sauber dokumentieren – ein wichtiger Vorteil für Dienstleister, Agenturen und Beratungsunternehmen.

Zeiterfassung unterwegs – optimiert für Mobile

Viele Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten nicht nur am Desktop, sondern unterwegs.
Die neue iReport vNext App bietet ein modernes UI/UX, das auch auf Smartphones:

schnell reagiert
übersichtlich aufgebaut ist
grosse Eingabefelder für einfache Bedienung bietet

Ob im Zug, beim Kunden oder im Homeoffice: Zeiten lassen sich jederzeit erfassen oder prüfen.

Fehler vermeiden – mit integrierter Logik

iReport unterstützt Nutzer aktiv, damit Zeitbuchungen korrekt und vollständig sind:

Übersicht über Tages-, Wochen- und Jahresarbeitszeiten
Automatische Berechnung von Differenzen (Soll vs. Ist)
Gleitzeitsaldo Berechnung

Besonders hilfreich: Mitarbeitende sehen auf einen Blick, ob ihre Arbeitszeit vollständig erfasst wurde.

Überblick statt Chaos – Wochen- und Monatsansichten

Die Zeiterfassung endet nicht beim Eintrag. Ebenso wichtig ist die Übersicht:

Wochenansicht: Schnelle Kontrolle der erfassten Stunden
Monatsansicht: Gesamtübersicht inkl. Ferien, Absenzen, Feiertage
Transparente Totalwerte: Ideal für Lohnläufe und interne Auswertungen

Teams und Unternehmen profitieren von klaren, nachvollziehbaren Daten – ohne Excel-Chaos und Rückfragen.

Spesen erfassen – schnell, nachvollziehbar und projektbezogen

Neben Zeit ist im Alltag oft auch Spesenmanagement ein zentraler Teil der Leistungserfassung – gerade bei Einsätzen vor Ort, Reisetätigkeiten oder Materialaufwänden. iReport vNext erweitert die Zeiterfassung deshalb um ein praxisnahes Spesenmodul, das genauso einfach funktioniert wie die Erfassung von Stunden.

Typische Anwendungsfälle:

Verpflegung (z. B. Mittagessen bei Kundenterminen)
Fahrtkosten (ÖV, Kilometerpauschalen, Parkgebühren)
Übernachtungen und Reisen
Material- oder Auslagenersatz

Die Spesenerfassung ist dabei so aufgebaut, dass sie transparent, prüfbar und sauber zuordenbar bleibt:

Spesenart auswählen (z. B. Verpflegung, Kilometer, Hotel)
Betrag, Datum und optional Beleg anhängen oder Hinweis erfassen
Projekt/Kunden zuordnen

Der Vorteil: Spesen werden nicht irgendwo „separat“ gesammelt, sondern dort erfasst, wo sie entstehen – und stehen später strukturiert für Auswertungen und Abrechnungen zur Verfügung.

Fakturierung – von der Leistung zur Rechnung, ohne Medienbruch

Wer projektbezogen Zeiten und Spesen erfasst, will am Ende vor allem eines: korrekt und effizient fakturieren. Genau hier spielt iReport vNext seine Stärke aus: Aus erfassten Leistungen (Stunden) und Spesen werden abrechenbare Positionen, die sich strukturiert zusammenstellen lassen – ohne Excel-Umwege.

Was das in der Praxis bedeutet:

Fakturierbare Stunden sind sauber dokumentiert (inkl. Bemerkungen/Leistungsbeschrieb)
Spesen sind projektbezogen erfasst und nachvollziehbar belegt
Die Datenbasis ist konsistent – ideal für interne Kontrolle sowie Mitarbeiter- und Kundenabrechnung

So entsteht ein durchgängiger Prozess: Erfassen → prüfen → abrechnen. Unternehmen reduzieren damit Rückfragen, vermeiden fehlende Positionen und beschleunigen die Abwicklung – besonders in dienstleistungsorientierten Organisationen, in denen die Fakturierung direkt mit der Qualität der Leistungserfassung steht und fällt.

Für Unternehmen: Prozesse vereinfachen und Qualität erhöhen

iReport erleichtert nicht nur den Mitarbeitenden die Erfassung, sondern unterstützt auch administrative Abläufe:

Einheitliche, nachvollziehbare Zeit- und Spesendaten
Weniger Rückfragen bei Abrechnungen
Transparente Projektkosten (Zeit + Spesen)
Vereinfachte Vorbereitung für Fakturierung und Lohnlauf

Die Arbeitszeiterfassung wird damit zu einem zuverlässigen Bestandteil des Geschäftsprozesses – und iReport vNext baut diesen Nutzen mit Spesen und Fakturierung konsequent aus.

Fazit: Effiziente Zeiterfassung beginnt beim richtigen Tool

Mit iReport lässt sich die tägliche Arbeitszeiterfassung auf das Wesentliche reduzieren: schnell erfassen, sauber dokumentieren, alles im Überblick behalten.

Durch das modernisierte UI/UX von iReport vNext und die klare Struktur der neuen Produktwebseite ist der Einstieg heute einfacher denn je.

31.01.2026

Neuer Web-Auftritt

Neuer iReport-Webauftritt – moderner, übersichtlicher und klar auf den Punkt gebracht

Mit dem Relaunch wollen wir iReport moderner, nutzerfreundlicher und funktionaler aufstellen. Das Ergebnis: eine übersichtliche und klar strukturierte Online-Präsenz, die alle wichtigen Informationen — von Funktionen über Preise bis Blog & Support — auf einen Blick zugänglich macht. Das neue Front-End reduziert Klick-Hürden, verbessert Übersichtlichkeit und optimiert das Nutzererlebnis — sowohl auf Desktop als auch mobil.

Highlights & Funktionen: Was Nutzer sofort erkennen

Komplette Übersicht aller Funktionen: Arbeitszeiterfassung, Spesen- und Leistungserfassung, Ferien- und Abwesenheitsverwaltung, Projektzeiterfassung und Fakturierung — alles übersichtlich aufgelistet. Damit bekommen Interessierte sofort ein klares Bild, was iReport leistet.

Flexibilität: Desktop & Mobile: Die Website und das Tool sind für Desktop und mobile Nutzung optimiert – perfekt für KMU, Dienstleister und Mitarbeitende unterwegs.
Transparente Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende: Die neue Website kommuniziert klar, wie iReport Programme Arbeitsabläufe vereinfacht, Fehler reduziert und Spesen- und Zeiterfassung standardisiert — ein echter Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeitende.
Kundenstimmen / Testimonials: Referenzen von bestehenden Kunden zeigen, dass iReport bereits in verschiedenen Branchen im Einsatz ist — wirkt vertrauensbildend und gibt potenziellen Neukunden soziale Proofs.
Integrierter Blog für laufende Updates: Erstmals verfügt die Produktwebseite über einen eigenen intuitiven Blog-Bereich.
Dort veröffentlichen wir künftig:
- Einblicke in neue Entwicklungen und Funktionen
- Hinweise zu Updates und Verbesserungen
- Tutorials und Tipps für den Einsatz von iReport
- Hintergrundinformationen aus dem Alltag eines Schweizer SaaS-Anbieters