Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die iServices AG Personendaten bearbeitet, wenn Sie die iReport-Website besuchen, sich für iReport registrieren, die Web-Applikation oder die mobile iReport-App nutzen oder mit uns in Kontakt treten.

Wir bearbeiten Personendaten in Übereinstimmung mit dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG). Soweit im Einzelfall anwendbar, insbesondere bei Personen im Europäischen Wirtschaftsraum, berücksichtigen wir zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen im Sinne dieser Datenschutzerklärung ist:

iServices AG
Schuppisstrasse 2
8057 Zürich
Schweiz

E-Mail: info@ireport.ch
Telefon: +41 44 311 88 60

Für Datenschutzanfragen: support@ireport.ch

2. Unsere Rolle als Verantwortliche und Auftragsbearbeiterin

Bei der Bereitstellung von iReport nehmen wir unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen wahr.

Als Verantwortliche bearbeitet iServices insbesondere Daten von Website-Besuchern, Interessenten und Vertragspartnern sowie Konto-, Vertrags-, Zahlungs-, Support-, Sicherheits- und Kommunikationsdaten zu eigenen Zwecken.

Als Auftragsbearbeiterin bearbeitet iServices Daten, welche Kunden und deren Benutzer in iReport erfassen oder übermitteln. Dazu gehören beispielsweise Daten von Mitarbeitenden, Kunden und Ansprechpartnern, Arbeitszeiten, Absenzen, Spesen, Projekte, Leistungen, Rechnungen und Dokumente.

Für diese Kundendaten ist grundsätzlich der jeweilige iReport-Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich. Mitarbeitende oder andere Personen, deren Daten durch einen iReport-Kunden bearbeitet werden, wenden sich bei datenschutzrechtlichen Fragen deshalb in erster Linie an diesen Kunden, beispielsweise ihren Arbeitgeber.

Die Auftragsbearbeitung wird ergänzend durch die Allgemeinen Geschäfts- und Nutzungsbedingungen von iReport geregelt.

3. Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung und Nutzung eines iReport-Kontos bearbeiten wir insbesondere den Firmen- bzw. Organisationsnamen, Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse, Zugangsdaten, gewählten Tarif, Kontoeinstellungen sowie erforderliche technische und sicherheitsbezogene Informationen.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern mit geeigneten kryptografischen Verfahren geschützt.

Soweit für Registrierung oder Authentifizierung Einmalcodes beziehungsweise OTP-Verfahren eingesetzt werden, bearbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten zur Verifizierung der E-Mail-Adresse und zur Absicherung des Registrierungsprozesses.

Wir speichern ausserdem die für den Nachweis des Vertragsabschlusses erforderlichen Angaben, insbesondere welche Version der AGB akzeptiert und welche Version der Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen wurde sowie den entsprechenden Zeitpunkt.

Bei der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben. Diese Bestätigung stellt keine pauschale Einwilligung in sämtliche Datenbearbeitungen dar. Soweit eine Datenbearbeitung eine Einwilligung erfordert, holen wir diese gesondert ein.

4. Kundendaten innerhalb von iReport

Abhängig von den durch den Kunden verwendeten Funktionen können insbesondere folgende Daten in iReport bearbeitet werden: Mitarbeiter- und Beschäftigungsdaten; Arbeitszeiten, Überzeiten, Ferien und Absenzen; Leistungen und Rapporte; Spesen und Belege; Kunden-, Kontakt-, Projekt- und Auftragsdaten; Rechnungsdaten und Zahlungsreferenzen; hochgeladene Dokumente; sowie optionale Standortangaben.

Einzelne vom Kunden erfasste Angaben können je nach konkreter Nutzung auch besonders schützenswerte Personendaten enthalten, beispielsweise wenn Angaben über gesundheitlich bedingte Absenzen erfasst werden. Solche Daten bearbeitet iServices ausschliesslich im Rahmen der Bereitstellung von iReport und nach Weisung des verantwortlichen Kunden.

Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er zur Bearbeitung dieser Daten berechtigt ist und die betroffenen Personen ordnungsgemäss informiert.

5. Zahlungs- und Vertragsdaten

Für kostenpflichtige Abonnements bearbeiten wir insbesondere Angaben zum gewählten Tarif, zur Abrechnungsperiode, Rechnungen, Zahlungen und zum Zahlungsstatus.

Kreditkartenzahlungen werden über Stripe Payments Europe, Limited abgewickelt. Vollständige Kreditkartendaten werden nicht durch iServices gespeichert. Wir erhalten von Stripe insbesondere Angaben zum Zahlungsstatus und technisch erforderliche reduzierte Zahlungsinformationen.

Stripe kann Personendaten teilweise als Auftragsbearbeiter und teilweise als eigenständig Verantwortlicher bearbeiten. Es gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen von Stripe.

Während der kostenlosen 14-tägigen Testphase ist keine Kreditkarte erforderlich.

6. Technische Nutzungs- und Logdaten

Beim Zugriff auf unsere Website und unsere Applikationen fallen technisch erforderliche Informationen an. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder API-Funktion, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Referrer sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

Wir verwenden diese Daten insbesondere für den sicheren Betrieb unserer Systeme, die Fehleranalyse, die Abwehr von Angriffen, die Missbrauchserkennung und die technische Optimierung unserer Dienste.

Server-Logdaten werden grundsätzlich nach spätestens 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder aufgrund gesetzlicher Pflichten länger benötigt werden.

7. Zwecke der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere zur Bereitstellung und zum Betrieb von iReport; zur Registrierung und Authentifizierung; zur Verwaltung von Kundenkonten und Abonnements; zur Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung; zur Bearbeitung von Supportanfragen; zur Gewährleistung der Informationssicherheit und zur Missbrauchs- und Betrugsprävention; zur Fehleranalyse und Verbesserung unserer Dienste; zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen sowie, soweit zulässig, zur Kundeninformation und zum Versand von Produktinformationen.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen sich diese Bearbeitungen je nach Sachverhalt insbesondere auf die Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtungen, berechtigte Interessen von iServices oder Dritten sowie auf eine Einwilligung, sofern eine solche erforderlich ist.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website und Applikationen verwenden technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien, beispielsweise zur Verwaltung von Sitzungen, Sicherheitseinstellungen und Login-Funktionen.

Darüber hinausgehende Analyse- oder Tracking-Technologien werden nur entsprechend den anwendbaren rechtlichen Anforderungen eingesetzt.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, werden solche Technologien erst aktiviert, nachdem Sie die entsprechende Auswahl in den Cookie-Einstellungen getroffen haben.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über die auf der Website angebotenen Cookie-Einstellungen ändern. Bereits im Browser gespeicherte Cookies können zusätzlich über die Einstellungen des Browsers gelöscht werden.

9. Framer

Unsere Marketing-Website wird mit Framer betrieben und durch Framer B.V., Niederlande, bereitgestellt.

Wir verwenden die in Framer integrierte Besucherstatistik. Framer Analytics arbeitet ohne persistente Cookies oder dauerhafte Besucherkennungen und liefert uns aggregierte Informationen über die Nutzung unserer Website.

Framer verarbeitet darüber hinaus die zur technischen Bereitstellung und Auslieferung der Website erforderlichen Daten.

10. Google Tag Manager und Google Analytics

Auf unserer Website verwenden wir den Google Tag Manager, um Analyse- und Tracking-Tags technisch zu verwalten.

Zur Analyse der Nutzung unserer Website setzen wir Google Analytics 4 von Google ein. Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, Interaktionen mit der Website, Herkunft des Besuchs, ungefähre geografische Informationen sowie technische Angaben zu Browser und Gerät verarbeitet werden.

Google Analytics wird über unsere Consent-Einstellungen gesteuert. Analysebezogene Cookies und vergleichbare Identifikatoren werden erst entsprechend der vom Nutzer gewählten Einwilligung aktiviert.

Google verarbeitet IP-Adressen von Nutzern aus der Schweiz und dem Europäischen Wirtschaftsraum nach eigenen Angaben nur vorübergehend zur Bestimmung ungefährer Standortinformationen und speichert diese nicht als einzelne IP-Adresse in Google Analytics.

Empfänger ist insbesondere Google Ireland Limited; im Rahmen der technischen Leistungserbringung können Daten auch durch Gesellschaften und Dienstleister von Google ausserhalb der Schweiz und des EWR bearbeitet werden.

11. Produktanalyse mit Amplitude

In der iReport-Web-Applikation können wir Amplitude für die Analyse der Nutzung unserer Produktfunktionen einsetzen.

Dabei werden insbesondere Nutzungsereignisse, beispielsweise aufgerufene Funktionen oder ausgeführte Aktionen, technische Geräteinformationen und pseudonyme Benutzerkennungen bearbeitet.

Inhalte von Rapporten, Spesenbelegen, Rechnungen oder vergleichbaren Geschäftsdokumenten werden nicht bewusst zu Analysezwecken an Amplitude übermittelt.

Soweit für den Einsatz von Amplitude eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Analyse erst nach entsprechender Zustimmung.

Amplitude bietet Datenverarbeitungsvereinbarungen und Schutzmechanismen für internationale Datenübermittlungen an.

12. Google Maps und externe Inhalte

Auf einzelnen Seiten können Karten von Google Maps eingebunden sein.

Beim Laden einer solchen Karte können technische Informationen wie die IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen an Google übertragen werden. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, wird die Karte erst nach entsprechender Zustimmung oder Benutzerinteraktion geladen.

Für die weitere Bearbeitung durch Google gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

Reine Links zu externen Websites oder sozialen Netzwerken übertragen beim blossen Anzeigen unserer Website grundsätzlich noch keine Daten an den jeweiligen Anbieter. Sobald Sie einen solchen Link aufrufen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen externen Dienstes.

13. Mobile iReport-App

Die mobile iReport-App kann – abhängig von der verwendeten Funktion und den von Ihnen erteilten Berechtigungen – auf Funktionen des Mobilgeräts zugreifen.

Fotos und Dateien können verwendet werden, wenn Sie beispielsweise Spesenbelege oder Dokumente hochladen.

Standortdaten können verwendet werden, wenn Sie eine Funktion nutzen, bei welcher ein Rapport oder Zeiteintrag mit einem Standort ergänzt werden soll. Eine entsprechende Berechtigung ist freiwillig und kann in den Einstellungen des Geräts wieder entzogen werden.

Für Push-Benachrichtigungen können technische Gerätekennungen beziehungsweise Push-Tokens verarbeitet werden. Hierfür können Dienste von Google Firebase und auf Apple-Geräten die entsprechenden Push-Dienste von Apple verwendet werden.

Die Berechtigungen können jederzeit über die Einstellungen des jeweiligen Mobilgeräts geändert werden.

14. Support und Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über andere Supportkanäle kontaktieren, bearbeiten wir die dabei übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Vertrags- und sicherheitsrelevante Nachrichten, beispielsweise Registrierungs- oder Verifizierungscodes, Informationen zu Ihrem Konto, Abonnement, Zahlungsstatus oder sicherheitsrelevante Hinweise, sind Bestandteil der Leistungserbringung und keine Marketingkommunikation.

15. Newsletter und Produktinformationen

Für Newsletter und andere Marketinginformationen können wir Mailchimp, einen Dienst der The Rocket Science Group LLC d/b/a Mailchimp, einem Unternehmen der Intuit-Gruppe, einsetzen.

Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Name sowie technische Zustell- und – soweit aktiviert – Interaktionsinformationen wie Öffnungen oder Linkklicks bearbeitet.

Mailchimp verarbeitet Daten unter anderem in den Vereinigten Staaten.

Sie können Marketingkommunikation jederzeit über den Abmeldelink in der betreffenden Nachricht oder durch Mitteilung an uns abbestellen.

Soweit erforderlich, speichern wir nach einer Abmeldung minimale Informationen weiterhin in einer Sperrliste, damit die Abmeldung auch künftig berücksichtigt werden kann.

16. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Für den Betrieb von iReport setzen wir sorgfältig ausgewählte externe Dienstleister ein.

Dazu gehören insbesondere Microsoft für Cloud-Infrastruktur und Hosting; Framer für die Marketing-Website; Stripe für Zahlungsabwicklung; Google für Analytics, Tag Management, Maps und Push-Dienste; Amplitude für Produktanalyse; Mailchimp für Newsletter und Marketingkommunikation sowie gegebenenfalls Apple für technische Funktionen der mobilen App.

Soweit diese Anbieter als Auftragsbearbeiter tätig werden, schliessen wir die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen ab.

Wir verkaufen keine Personendaten.

Personendaten werden Behörden oder anderen Dritten nur offengelegt, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist, zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

17. Datenübermittlung ins Ausland

Unsere zentralen Anwendungs- und Kundendaten werden primär in der Schweiz beziehungsweise im Europäischen Wirtschaftsraum oder in anderen Staaten mit angemessenem Datenschutzniveau bearbeitet.

Einzelne von uns eingesetzte internationale Dienstleister können Daten auch in den Vereinigten Staaten oder anderen Staaten bearbeiten.

Bei einer Bekanntgabe in Staaten ohne allgemein anerkanntes angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir die gesetzlich vorgesehenen Schutzmechanismen, insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln.

Für entsprechend zertifizierte Unternehmen in den Vereinigten Staaten kann die Übermittlung zudem auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework gestützt werden.

18. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung.

Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Datenübertragung, geeigneter Schutz von Zugangsdaten, rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffsbeschränkungen, technische Sicherheitsmassnahmen und Datensicherungen.

Keine elektronische Datenbearbeitung kann jedoch eine absolute Sicherheit gewährleisten.

19. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Konto- und Kundendaten werden grundsätzlich während der Vertragsdauer gespeichert. Nach Beendigung des Vertrags bzw. bei einem nicht weitergeführten Testkonto werden die Daten im produktiven System grundsätzlich innerhalb von 90 Tagen gelöscht.

Technische Sicherungskopien können bis zu ihrer turnusmässigen Überschreibung für eine begrenzte Zeit weiterbestehen.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege, insbesondere abrechnungsrelevante Unterlagen, werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt.

Server-Logdaten werden grundsätzlich spätestens nach 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Speicherung aufgrund eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Supportkorrespondenz wird so lange aufbewahrt, wie sie zur Bearbeitung der Anfrage, für Anschlussfragen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

20. Löschung eines Kontos

Der Inhaber eines iReport-Kundenkontos kann die Löschung seines Kontos über die vorgesehenen Funktionen oder über support@ireport.ch verlangen.

Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung entgegenstehen, wird das Konto grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Bearbeitung der Anfrage deaktiviert und anschliessend entsprechend den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Löschfristen gelöscht.

Mitarbeitende eines iReport-Kunden wenden sich bezüglich der Löschung ihrer durch den Kunden verwalteten Daten grundsätzlich an ihren Arbeitgeber beziehungsweise den betreffenden iReport-Kunden. iServices unterstützt den Kunden bei der Umsetzung berechtigter Datenschutzanfragen.

21. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen des jeweils anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht, Auskunft über die Bearbeitung ihrer Personendaten zu verlangen, unrichtige Daten berichtigen zu lassen und unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung oder Herausgabe ihrer Daten zu verlangen.

Soweit vorgesehen, können Sie einer bestimmten Datenbearbeitung widersprechen oder deren Einschränkung verlangen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung wird dadurch nicht berührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter support@ireport.ch kontaktieren. Zum Schutz der betroffenen Person können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Personen in der Schweiz können sich bei datenschutzrechtlichen Anliegen auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden. Personen im Europäischen Wirtschaftsraum können sich, soweit die DSGVO anwendbar ist, an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

22. Minderjährige

iReport richtet sich primär an Unternehmen, Organisationen und Selbständigerwerbende und nicht an Kinder.

Wir erfassen nicht wissentlich Daten von Kindern für eigene Marketing- oder Vertragszwecke. Soweit ein iReport-Kunde Personendaten minderjähriger Mitarbeitender oder anderer Personen in iReport erfasst, ist der jeweilige Kunde für die Zulässigkeit dieser Bearbeitung verantwortlich.

23. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste, eingesetzten Technologien oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf der iReport-Website veröffentlichte Fassung.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Kunden in geeigneter Weise, beispielsweise per E-Mail oder über einen Hinweis innerhalb von iReport.

24. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Bearbeitung Ihrer Personendaten können Sie sich an uns wenden:

iServices AG
Schuppisstrasse 2
8057 Zürich
Schweiz

E-Mail: support@ireport.ch
Telefon: +41 44 311 88 60